Klauzula informacyjna RODO

I. Administrator danych osobowych

II. Cel i podstawa prawna przetwarzania

Państwa dane osobowe przetwarzane są w następujących celach:

• Realizacja usługi doradczej — przygotowanie analizy Grant Match, Grant Ready lub Grant Done albo raportu z weryfikacji kontrahenta zgodnie z zamówieniem.
  Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO — wykonanie umowy
• Kontakt poprzez formularz lub e-mail — odpowiedź na zapytanie i ewentualne przygotowanie oferty.
  Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO — działania przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą, oraz art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — prawnie uzasadniony interes (prowadzenie korespondencji)
• Prowadzenie dokumentacji i rozliczeń — wystawianie dokumentów sprzedaży, archiwizacja zgodnie z przepisami prawa.
  Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO — obowiązek prawny
• Wysłanie przewodnika PDF zamówionego przez formularz na stronie aditusadvisory.eu/przewodnik.
  Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO — dostarczenie materiału na żądanie osoby, której dane dotyczą
• Marketing bezpośredni (informacje handlowe o programach finansowania i usługach; po zapisie na przewodnik — dwie wiadomości, ok. 3 i 10 dni po zapisie) — tylko za odrębną, dobrowolną zgodą; zgoda nie jest warunkiem otrzymania przewodnika i można ją wycofać, odpowiadając „STOP”.
  Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO — zgoda; art. 398 ustawy — Prawo komunikacji elektronicznej
• Wykazanie udzielenia zgody — przechowywanie treści i daty zgody.
  Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO — prawnie uzasadniony interes (rozliczalność, art. 7 ust. 1 RODO)

III. Zakres przetwarzanych danych

• Imię i nazwisko / nazwa firmy
• Adres email
• Numer telefonu (opcjonalnie)
• Informacje o działalności: forma prawna, branża, lokalizacja, etap rozwoju
• Dane niezbędne do analizy kwalifikowalności do programów finansowania
• Przy zamówieniu przewodnika: wybrany język, data zapisu, adres strony formularza oraz — jeśli udzielono — treść i data zgody na informacje handlowe

IV. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie:

• Dostawcom usług IT: Netlify, Inc. (hosting i obsługa formularzy, USA) — na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO); przekazanie do USA odbywa się na podstawie rozdziału V RODO (EU-U.S. Data Privacy Framework lub standardowe klauzule umowne) — szczegóły w Polityce prywatności
• Narzędziom wykorzystywanym przy realizacji zlecenia: Formagrid, Inc. (Airtable) (San Francisco, USA, baza zleceń i programów finansowania) i Celonis, Inc. (Make) (Nowy Jork, USA, automatyzacja; dane przetwarzane w regionie UE — eu1)
• Google Ireland Ltd. (Gemini API) — wstępna analiza danych z zamówień; na podstawie umowy powierzenia (art. 28 RODO). Do modelu nie przekazuję danych osobowych w zakresie szerszym niż niezbędny, a każdy wynik weryfikuję samodzielnie przed przekazaniem zamawiającemu. Dane mogą być przetwarzane także przez Google LLC w USA — na podstawie rozdziału V RODO (EU-U.S. Data Privacy Framework lub standardowe klauzule umowne)
• Przy zamówieniu przewodnika: Formagrid, Inc. (Airtable) (lista osób, które zamówiły przewodnik) i Make.com (wysyłka przewodnika oraz — tylko za zgodą — informacji handlowych); dane z formularza przewodnika nie trafiają do modelu językowego
• Dostawcom poczty: home.pl S.A. (Szczecin, hosting skrzynki kontakt@aditusadvisory.eu, przez którą wysyłane są wiadomości) i Google Ireland Ltd. (Gmail, skrzynka, na którą przekazywana jest korespondencja)
• Podmiotom świadczącym usługi księgowe oraz podwykonawcom (§13 Regulaminu) — w zakresie niezbędnym do realizacji usługi i rozliczeń
• Organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa — wyłącznie gdy wynika to z obowiązku prawnego

Dane nie są sprzedawane ani przekazywane podmiotom trzecim w celach komercyjnych.

V. Okres przechowywania danych

• Dane związane z realizacją usługi — 5 lat od zakończenia usługi (wymogi podatkowe i rachunkowe)
• Dane z formularza kontaktowego (bez realizacji usługi) — 12 miesięcy od ostatniego kontaktu
• Dane z formularza przewodnika bez zgody na informacje handlowe — 12 miesięcy od wysłania przewodnika
• Dane marketingowe — do momentu cofnięcia zgody; informacja o treści i dacie zgody oraz jej cofnięciu — 3 lata od cofnięcia

VI. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Państwu prawo do:

• Dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii
• Sprostowania nieprawidłowych danych
• Usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") — gdy dane nie są już potrzebne lub przetwarzanie jest niezgodne z prawem
• Ograniczenia przetwarzania
• Przenoszenia danych
• Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania
• Cofnięcia zgody w dowolnym momencie — bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania
• Wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl

VII. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji usługi lub udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Brak podania danych uniemożliwia świadczenie usługi. Do otrzymania przewodnika wystarczy adres e-mail; zgoda na informacje handlowe jest dobrowolna i nie wpływa na jego otrzymanie.

VIII. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.

IX. Weryfikacja kontrahenta — informacja dla osób, których dane pozyskuję z rejestrów (art. 14 RODO)

Na zlecenie przedsiębiorców i organizacji sprawdzam ich kontrahentów (usługa KYB, §4a Regulaminu). Przy tej okazji przetwarzam dane osób fizycznych związanych z weryfikowanym podmiotem, których nie otrzymuję od nich samych. Ta część klauzuli jest skierowana do nich.

• Administrator: Serhij Stoiniak (Aditus Advisory), ul. Uraska 17/8, 54-072 Wrocław, kontakt@aditusadvisory.eu.
• Kogo dotyczy: członków zarządu i rad nadzorczych, wspólników, akcjonariuszy ujawnionych w rejestrze, prokurentów, beneficjentów rzeczywistych oraz osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jeżeli podmiot, z którym są związani, jest weryfikowany.
• Kategorie danych: imię i nazwisko, pełniona funkcja, udziały lub uprawnienia, data urodzenia i obywatelstwo ujawnione w CRBR, informacje o wpisach w Krajowym Rejestrze Zadłużonych i ogłoszeniach w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, informacja o obecności lub braku na listach sankcyjnych. Numer PESEL wykorzystuję wyłącznie do wyszukania w rejestrze i go nie zapisuję.
• Źródła: KRS, CEIDG, CRBR, KRZ, MSiG, wykaz podatników VAT (biała lista), Repozytorium Dokumentów Finansowych, Єдиний державний реєстр (Ukraina), listy sankcyjne ONZ, UE, OFAC, MSWiA, Wielkiej Brytanii i NAZK War & Sanctions, rejestry znaków towarowych (UPRP, TMview), a także dokumenty przekazane przez zlecającego lub przez sam weryfikowany podmiot.
• Cel i podstawa prawna: przygotowanie raportu, w którym zlecający ocenia ryzyko współpracy z weryfikowanym podmiotem, w tym ryzyko naruszenia sankcji i ryzyko nadużyć — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes zlecającego i mój). Sprawdzenie list sankcyjnych służy ponadto przestrzeganiu bezpośrednio stosowanych rozporządzeń sankcyjnych UE (m.in. 269/2014, 833/2014), które zakazują udostępniania środków osobom z list; w raporcie podaję wyłącznie dane identyfikacyjne wpisu, bez opisu podstaw sankcji. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
• Odbiorcy: zlecający, który zamówił weryfikację; podmioty przetwarzające dane w moim imieniu: Formagrid, Inc. (Airtable), Celonis, Inc. (Make), Netlify, Inc. (hosting narzędzi), home.pl S.A. i Google Ireland Ltd. (poczta). Danych osób z weryfikacji nie przekazuję do modelu językowego.
• Przekazywanie poza EOG: Airtable, Make i Netlify mogą przetwarzać dane w USA — na podstawie EU-U.S. Data Privacy Framework lub standardowych klauzul umownych (rozdział V RODO).
• Okres przechowywania: materiały robocze (wyniki wyszukiwań, zrzuty ekranu) — 12 miesięcy od przekazania raportu zlecającemu; kopia raportu i wpis w rejestrze dokumentów — do upływu terminu przedawnienia roszczeń z umowy ze zlecającym.
• Prawa: dostęp do danych, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie przetwarzania oraz sprzeciw wobec przetwarzania (art. 21 RODO) — rozpatruję go, ważąc Pani/Pana sytuację i interes zlecającego. Przysługuje też skarga do Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
• Decyzje: nie podejmuję zautomatyzowanych decyzji wobec osób. Raport opisuje fakty ze źródeł; o współpracy decyduje zlecający.
• Sposób informowania: nie powiadamiam indywidualnie każdej osoby ujawnionej w rejestrach weryfikowanego podmiotu. Wymagałoby to niewspółmiernie dużego wysiłku i mogłoby uniemożliwić cel weryfikacji, dlatego te informacje udostępniam publicznie w tej klauzuli (art. 14 ust. 5 lit. b RODO).
• Ocena skutków: dla weryfikacji kontrahenta przeprowadziłem ocenę skutków dla ochrony danych (art. 35 RODO).