Інформаційне застереження RODO

I. Адміністратор персональних даних

II. Мета та правова підстава обробки

Ваші персональні дані обробляються з таких цілей:

• Надання консультаційної послуги — підготовка аналізу Grant Match, Grant Ready або Grant Done чи звіту з перевірки контрагента відповідно до замовлення.
  Правова підстава: ст. 6 п. 1 літ. b) RODO — виконання договору
• Контакт через форму або email — відповідь на запит і можлива підготовка пропозиції.
  Правова підстава: ст. 6 п. 1 літ. b) RODO — дії перед укладенням договору на вимогу суб'єкта даних, та ст. 6 п. 1 літ. f) RODO — законний інтерес (ведення листування)
• Ведення документації та розрахунків — виставлення документів продажу, архівування відповідно до вимог законодавства.
  Правова підстава: ст. 6 п. 1 літ. c) RODO — правовий обов'язок
• Надсилання посібника PDF, замовленого через форму на сторінці aditusadvisory.eu/przewodnik.
  Правова підстава: ст. 6 п. 1 літ. b) RODO — надання матеріалу на вимогу суб'єкта даних
• Прямий маркетинг (комерційна інформація про програми фінансування та послуги; після запису на посібник — два листи, приблизно через 3 і 10 днів) — тільки за окремою добровільною згодою; згода не є умовою отримання посібника, її можна відкликати, відповівши «STOP».
  Правова підстава: ст. 6 п. 1 літ. a) RODO — згода; art. 398 закону Prawo komunikacji elektronicznej
• Підтвердження наданої згоди — зберігання тексту й дати згоди.
  Правова підстава: ст. 6 п. 1 літ. f) RODO — законний інтерес (підзвітність, ст. 7 п. 1 RODO)

III. Обсяг даних, що обробляються

• Ім'я та прізвище / назва компанії
• Адреса електронної пошти
• Номер телефону (необов'язково)
• Інформація про діяльність: правова форма, галузь, місцезнаходження, етап розвитку
• Дані, необхідні для аналізу відповідності критеріям програм фінансування
• Під час замовлення посібника: обрана мова, дата запису, адреса сторінки форми та — якщо її надано — текст і дата згоди на комерційну інформацію

IV. Отримувачі даних

Дані можуть передаватися виключно:

• Постачальникам IT-послуг: Netlify, Inc. (хостинг і обслуговування форм, США) — на підставі договору доручення обробки (ст. 28 RODO); передача до США — на підставі розділу V RODO (EU-U.S. Data Privacy Framework або стандартні договірні положення) — деталі в Політиці конфіденційності
• Інструментам, що використовуються під час виконання замовлення: Formagrid, Inc. (Airtable) (Сан-Франциско, США, база замовлень і програм фінансування) і Celonis, Inc. (Make) (Нью-Йорк, США, автоматизація; дані обробляються в регіоні ЄС — eu1)
• Google Ireland Ltd. (Gemini API) — попередній аналіз даних із замовлень; на підставі договору доручення обробки (ст. 28 RODO). До моделі я не передаю персональних даних в обсязі ширшому за необхідний, а кожен результат перевіряю самостійно перед передачею замовнику. Дані можуть оброблятися також Google LLC у США — на підставі розділу V RODO (EU-U.S. Data Privacy Framework або стандартні договірні положення)
• Під час замовлення посібника: Formagrid, Inc. (Airtable) (перелік осіб, які замовили посібник) і Make.com (надсилання посібника та — лише за згодою — комерційної інформації); дані з форми посібника до мовної моделі не потрапляють
• Постачальникам пошти: home.pl S.A. (Щецин, хостинг скриньки kontakt@aditusadvisory.eu, через яку надсилаються листи) та Google Ireland Ltd. (Gmail, скринька, на яку пересилається кореспонденція)
• Суб'єктам, що надають бухгалтерські послуги, та субпідрядникам (§13 Правил) — в обсязі, необхідному для надання послуги та розрахунків
• Органам, уповноваженим законодавством — лише в разі правового обов'язку

Дані не продаються і не передаються третім особам у комерційних цілях.

V. Строк зберігання даних

• Дані, пов'язані з наданням послуги — 5 років з дня завершення послуги (податкові та бухгалтерські вимоги)
• Дані з контактної форми (без надання послуги) — 12 місяців з дня останнього контакту
• Дані з форми посібника без згоди на комерційну інформацію — 12 місяців з дня надсилання посібника
• Маркетингові дані — до моменту відкликання згоди; інформація про текст і дату згоди та її відкликання — 3 роки після відкликання

VI. Права суб'єкта даних

Ви маєте право на:

• Доступ до своїх даних та отримання їх копії
• Виправлення неточних даних
• Видалення даних («право бути забутим») — коли дані більше не потрібні або обробка є незаконною
• Обмеження обробки
• Перенесення даних
• Заперечення проти обробки
• Відкликання згоди в будь-який момент — без впливу на законність попередньої обробки
• Подання скарги до наглядового органу: Prezes UODO, вул. Stawki 2, 00-193 Варшава, uodo.gov.pl

VII. Добровільність надання даних

Надання даних є добровільним, але необхідним для надання послуги або відповіді на запит. Без надання даних послуга не може бути надана. Для отримання посібника достатньо адреси e-mail; згода на комерційну інформацію добровільна й не впливає на його отримання.

VIII. Автоматизоване прийняття рішень

Дані не використовуються для автоматизованого прийняття рішень або профілювання в розумінні ст. 22 RODO.

IX. Перевірка контрагента — інформація для осіб, дані яких я беру з реєстрів (ст. 14 RODO)

На замовлення підприємців і організацій я перевіряю їхніх контрагентів (послуга KYB, §4а Правил). При цьому я обробляю дані фізичних осіб, пов'язаних із перевірюваним суб'єктом, яких отримую не від них самих. Ця частина клаузули адресована їм.

• Адміністратор: Serhij Stoiniak (Aditus Advisory), ul. Uraska 17/8, 54-072 Wrocław, kontakt@aditusadvisory.eu.
• Кого стосується: членів правління й наглядових рад, учасників і акціонерів, розкритих у реєстрі, прокуристів, кінцевих бенефіціарів і осіб, які ведуть одноосібну діяльність, якщо суб'єкт, з яким вони пов'язані, перевіряється.
• Категорії даних: ім'я та прізвище, посада, частки чи повноваження, дата народження й громадянство з CRBR, записи в KRZ і оголошення в Monitor Sądowy i Gospodarczy, наявність або відсутність у санкційних списках. PESEL використовую лише для пошуку в реєстрі й не зберігаю.
• Джерела: KRS, CEIDG, CRBR, KRZ, MSiG, білий список VAT, Repozytorium Dokumentów Finansowych, ЄДР, санкційні списки ООН, ЄС, OFAC, MSWiA, Великої Британії та НАЗК War & Sanctions, реєстри торговельних марок (UPRP, TMview), а також документи від замовника чи самого перевірюваного суб'єкта.
• Мета й правова підстава: підготовка звіту, за яким замовник оцінює ризики співпраці з перевірюваним суб'єктом, зокрема ризик порушення санкцій і шахрайства, — ст. 6 п. 1 літ. f RODO (законний інтерес замовника й мій). Перевірка санкційних списків також слугує виконанню безпосередньо застосовних санкційних регламентів ЄС (зокрема 269/2014, 833/2014), які забороняють надавати кошти особам зі списків; у звіті наводжу лише ідентифікаційні дані запису, без опису підстав санкцій. Встановлення, пред'явлення та захист вимог — ст. 6 п. 1 літ. f RODO.
• Отримувачі: замовник перевірки; обробники від мого імені: Formagrid, Inc. (Airtable), Celonis, Inc. (Make), Netlify, Inc. (хостинг інструментів), home.pl S.A. і Google Ireland Ltd. (пошта). Дані осіб із перевірки до мовної моделі не передаю.
• Передача за межі ЄЕЗ: Airtable, Make і Netlify можуть обробляти дані в США — на підставі EU-U.S. Data Privacy Framework або стандартних договірних положень (розділ V RODO).
• Строк зберігання: робочі матеріали (результати пошуку, скріншоти) — 12 місяців від передачі звіту замовнику; копія звіту та запис у реєстрі документів — до спливу строку позовної давності за договором із замовником.
• Права: доступ, виправлення, видалення, обмеження обробки та заперечення проти обробки (ст. 21 RODO) — я розглядаю його, зважуючи вашу ситуацію та інтерес замовника. Також можна подати скаргу до Prezesa UODO (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
• Рішення: автоматизованих рішень щодо осіб я не ухвалюю. Звіт описує факти з джерел; про співпрацю вирішує замовник.
• Спосіб інформування: я не повідомляю окремо кожну особу, розкриту в реєстрах перевірюваного суб'єкта. Це потребувало б непропорційних зусиль і могло б унеможливити мету перевірки, тому ця інформація оприлюднена в цій клаузулі (ст. 14 п. 5 літ. b RODO).
• Оцінка впливу: для перевірки контрагента я провів оцінку впливу на захист даних (ст. 35 RODO).